L’utilizzo di flussi di lavoro automatizzati per taggare automaticamente, inviare tramite e-mail o agire in altro modo su un ticket è utile. Immagina quanto tempo potresti risparmiare se assegnassi automaticamente i ticket a un membro del team di supporto specifico in base al tipo, alla lingua o alla priorità di un ticket! Usa il tuo help desk per impostare flussi di lavoro automatizzati e risparmiare tempo e fatica.

L’impostazione di una risposta automatica per le istanze che si verificano spesso o che richiedono l’invio dello stesso messaggio a più clienti ti farà risparmiare un sacco di tempo ed energia. Puoi impostare autorisponditori per istanze come bug, interruzioni, vacanze e anche solo orari di assenza. Aiuta anche a ridurre al minimo la frustrazione del cliente e il tempo di attesa. 

Salvare i messaggi come “risposte predefinite” all’interno del sistema di help desk può ridurre lo sforzo del team, assicurando che lo stesso messaggio non debba essere digitato più e più volte. Ad esempio, durante un’interruzione, puoi digitare una risposta una volta e salvarla, in modo da poterla inviare a tutti i tuoi clienti contemporaneamente. Le risposte predefinite aiutano anche a mantenere le tue risposte coerenti tra gli agenti.  

Mentre la documentazione esterna aiuta nella deviazione dei ticket, la documentazione interna aiuta ad aumentare la produttività per il tuo team di supporto. Una knowledge base interna è un luogo in cui condividere approfondimenti e comunicare eventuali modifiche o aggiornamenti del prodotto a tutti i team. È molto meglio aggiornare in modo proattivo che aspettare fino a quando qualcuno non ha già fornito a un cliente informazioni errate.

Gli help desk ti consentono di richiedere assistenza su un problema direttamente dall’interfaccia del ticket. Ciò è utile quando si tratta di collaborazione tra team poiché il team o l’agente collegati possono immediatamente il contesto del problema. Mantenendo gli agenti informati in modo proattivo sui proprietari dei ticket, le risposte e le priorità, un help desk può mantenere il tuo team globale sulla stessa pagina senza ulteriori sforzi, in modo che possano concentrarsi solo sul supporto dei clienti.